第１章 総則
（目的）
第１条 この規程は、豊橋市小中学校ＰＴＡ連絡協議会（以下「協議会」という。）の事務処理に関し必要な事項を定め、適正な事務処理の実施を図ることを目的とする。
２ 協議会会則第1条に規定する事務局に関し必要な事項は、この規程の定めるところによる。
第２章 組織
（組織)
第２条 事務局職員は、次の者をもって組織する。
（１）豊橋市教育委員会（教育部生涯学習課）職員
（２）その他豊橋市小中学校ＰＴＡ連絡協議会会長が適当と認める者
（職制）
第３条 事務局に事務局長、局長補佐、主査、事務職員を置く。
２ 事務局長は、会長の命を受け職務を統轄し、所属職員を指揮監督する。
３ 事務局長に事故があるときは、局長補佐がその職務を代行する。
４ 局長補佐及び主査は、上司の命を受けて所管の事務を掌理し、所属職員を指揮監督する。
５ 事務職員は、上司の命を受けて事務に従事する。
（所掌事務）
第４条
（１）事務局の所掌事務は、次のとおりとする。
（２）五役会、役員会、その他会議に関すること
（３）会則、規程に関すること
（４）事業計画及び予算に関すること
（５）事業報告及び決算に関すること
（６）収入及び支出に関すること
（７）現金等の出納及び保管に関すること
（８）物品の購入及び保管に関すること
（９）文書の収受及び発送に関すること
（10）公印の保管に関すること
（11）その他協議会の目的達成に必要な事項
第３章 事務処理
（起案）
第５条 事務処理の発議は、起案用紙（様式第1）により起案しなければならない。ただし、軽易な事務及び供覧にとどまるものは、文書の余白に必要な事項を記載し、回議することができる。
（決裁）
第６条 事務は、順次直属の上司を経て、会長の決裁を受けなければならない。
２ 軽易なものについては、文書によらず口頭報告にてこれにかえることができる。
（専決）
第７条 前条の規定にかかわらず、事務局長は、次の事項について専決することができる。
（１）所属職員の出張に関すること
（２）収入及び支出に関すること
（３）予算の流用に関すること
（４）契約に関すること
（５）定例または軽易な届出、照会、報告及び通知に関すること
（６）その他前各号に準ずる事項の処理に関すること
（代決）
第８条 会長が不在の時は、副会長がその事務を代決することができる。
２ 事務局長が不在の時は、主幹がその事務を代決することができる。
（公印）
第９条 公印の形式、書体、寸法、用途及び保管は、別表のとおりとする。
（公印の使用）
第１０条 公印は、文書発送の決裁後でなければこれを使用することができない。ただし、定例のもの及び文書発送について決裁を必要としないものにあってはこの限りでない。
（文書の取扱い及び保管）
第１１条 文書の収受及び発送は、文書件名簿に記載し行うこととする。
２ 文書の保存期間は、永年、10年、5年、3年、1年とし、その文書が完結した日の属する年度の翌年度4月1日から起算する。
３ 保存期間が満了した文書は、事務局長の決裁を受けた後、廃棄するものとする。
第４章 財務
（会計書類）
第１２条 予算を経理するため、会計帳簿を整備するものとする。
（収入）
第１３条 収入は収入科目及び金額等を明確にし、調定簿により決裁を受けなければならない。
（支出負担行為）
第１４条 支出負担行為は別に定める支出負担行為決裁書（様式第2）により決裁を受けなければならない。なお、収支予算の承認前であっても協議会の業務に関わる会議ならびに大会等に出席する場合の旅費等に関連する経費、総会に関連する経費、簡易な事務に係る経費及び緊急やむを得ない必要がある場合に限り、前年度繰越金見込額の範囲内で支出することができるものとする。
（支出）
第１５条 支出する時は、支出命令書（様式第3）に支出項目及び金額等必要な事項を記載し、請求書その他証拠となる書類を添付しなければならない。
（概算払）
第１６条 旅費、事業にかかる経費その他会長が必要と認める経費については、概算払いをすることができる。
（支出方法）
第１７条 支払いは、現金又は口座振替とする。
第５章 契約
（契約の原則）
第１８条 契約の当事者は、各々対等な立場における合意に基づいて、公正な契約を締結し、信義に従って誠実に履行しなければならない。
（契約の方法）
第１９条 契約の方法は、競争入札又は随意契約とする。
（入札）
第２０条 入札は、入札書（様式第4）により1件ごとに1通を作成しなければならない。
（入札者の指名）
第２１条 事務局長は、なるべく5人以上の入札者を指名しなければならない。
２ 前項においては、指名業者に必要事項を通知しなければならない。
（予定価格の作成）
第２２条 事務局長は、競争入札又は随意契約に付する事項の価格を仕様書、設計書等により予定し、その予定価格を予定価格書（様式第5）に記載封入し、開札の際これを開札場所に置かなければならない。ただし、随意契約によるときで、1件10万円以下のものについてはこの限りではない。
（随意契約の範囲）
第２３条 随意契約によることのできる場合は、次のとおりとする。
（１）予定価格が物品については80万円以下、委託は50万円以下、工事は130万円以下のとき
（２）契約の性質又は目的が競争入札に適しないとき
（３）緊急の必要により競争入札に付することができないとき
（４）競争入札に付することが不利と認められるとき
（５）時価に比して著しく有利な価格で契約できる見込みのあるとき
（６）競争入札に付して入札者がないとき又は再度の入札に付し落札者がないとき
（７）落札者が契約を締結しないとき
（見積書の徴取）
第２４条 事務局長は、随意契約により契約をしようとするときは、なるべく2人以上の者から見積書（様式第6）を徴するようにする。ただし、1件の金額が5万円以下のもの及びその他特に会長が認めるものについては、1通の見積書をもって処理することができる。
（契約書の作成）
第２５条 事務局長は、契約の相手方を決定したときは、遅滞なく契約書を作成しなければならない。ただし、次に掲げる場合には、契約書の作成を省略することができる。
（１）契約金額が50万円（工事の場合は130万円）以下のとき
（２）随意契約で会長が契約書を作成する必要がないと認めたとき
２ 前項の規定により契約書を省略した場合（前項第2号による場合を除く）においても、契約に関して必要な事項を記載した請書またはこれに類する書類を徴さなければならない。ただし、物品の購入、修繕にあっては、見積書を請書とみなすことができる。
（契約保証金）
第２６条 事務局長は、契約の相手方をして契約金額の100分の10以上の契約保証金を納めさせなければならない。ただし、随意契約または指名競争入札による契約を締結する場合において、契約の相手方が契約不履行の恐れがないと認められるときは、契約保証金は免除することができる。
（履行遅延による損害金）
第２７条 事務局長は、契約者が履行期限までにその契約を履行しない場合は、履行期限の延長を承認したときを除き、延長日数に応じ未履行部分相当額に対し年2.5%の割合を乗じて得た損害金を納めさせなければならない。
2 前項の損害金の利息の率は、政府契約の支払遅延防止等に関する法律（昭和24年法律第256号）第８条１項の規定に基づき財務大臣が決定した率に改正があった場合、その適用日から財務大臣が決定した率に読み替えるものとする。 3 前項の損害金に100円未満の端数があるときは、又はその損害金が100円未満であるときは、その端数金額又はその全額を切り捨てる。
（債務不履行による損害賠償）
第２８条 事務局長は、契約者の責めに帰する理由により契約を解除したときは、これによって生じた損害を賠償させなければならない。
（監督及び検査）
第２９条 事務局長は、当該契約の適正履行を確保するため、契約書、仕様書、設計書その他関係書類に基づき監督及び検査をしなければならない。
２ 事務局長は、契約の履行確認について検査を完了したときは、検査報告書（様式第7）を作成しなければならない。ただし、当該契約金額が100万円（工事の場合は130万円）以下の契約については、支出負担行為決裁書の余白に契約履行確認の表示をすることにより、検査報告書の作成に代えることができる。
（雑則）
第３０条 この規程に定めるもののほか、事務処理について必要な事項は豊橋市の例による。
附則
この規程は、平成８年４月１日から施行する。
附則
この規程は、平成１３年４月１日から施行する。
附則
この規程は、平成１６年４月１日から施行する。
附則
この規程は、平成１８年４月１日から施行する。
附則
この規程は、平成２３年４月１日から施行する。
附則
この規程は、平成２６年４月１日から施行する。
附則
この規程は、平成２８年４月１日から施行する。
附則
この規程は、平成２９年４月１日から施行する。
附則
この規程は、平成３０年４月１日から施行する。
附則
この規程は、令和２年４月１日から施行する。
附則
この規程は、令和3年1月１日から施行する。
この規程の施行の際、改正前の豊橋市小中学校ＰＴＡ連絡協議会事務処理規程の規定により作成されている様式第４、第６、第７は、改正後の豊橋市小中学校ＰＴＡ連絡協議会事務処理規程の規定にかかわらず、当分の間これを使用することができる。
附則
この規程は、令和3年４月１日から施行する。
附則
この規程は、令和４年４月１日から施行する。